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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Dokumentencontroller, der unser Team bei der effizienten Verwaltung, Organisation und Kontrolle von Dokumentenprozessen unterstützt. In dieser Rolle sind Sie für die Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationsstandards, die Pflege von Dokumentenmanagementsystemen und die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen verantwortlich.
Als Dokumentencontroller arbeiten Sie eng mit Projektteams, Qualitätsmanagement, IT und anderen relevanten Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente korrekt erstellt, geprüft, freigegeben und archiviert werden. Sie spielen eine zentrale Rolle bei der Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Anforderungen an die Dokumentation.
Zu Ihren Aufgaben gehört die Entwicklung und Umsetzung von Dokumentationsrichtlinien, die Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen sowie die Durchführung regelmäßiger Audits zur Überprüfung der Dokumentenqualität und -vollständigkeit. Sie analysieren bestehende Prozesse und identifizieren Optimierungspotenziale, um die Effizienz und Transparenz im Dokumentenfluss zu erhöhen.
Ein hohes Maß an Genauigkeit, Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit ist für diese Position unerlässlich. Sie sollten in der Lage sein, komplexe Informationen strukturiert aufzubereiten und mit verschiedenen Interessengruppen effektiv zu kommunizieren.
Wenn Sie über Erfahrung im Dokumentenmanagement verfügen, gerne mit digitalen Tools arbeiten und ein Auge für Details haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Verwaltung und Pflege von Dokumentenmanagementsystemen
- Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationsrichtlinien
- Koordination der Dokumentenfreigabeprozesse
- Durchführung von Qualitätskontrollen und Audits
- Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Dokumentenprozessen
- Erstellung und Pflege von Verfahrensanweisungen
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zur Optimierung von Dokumentenflüssen
- Archivierung und Versionierung von Dokumenten
- Überwachung von Fristen und Revisionszyklen
- Unterstützung bei internen und externen Audits
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung
- Erfahrung im Dokumentenmanagement oder in der Qualitätssicherung
- Sicherer Umgang mit MS Office und Dokumentenmanagementsystemen
- Kenntnisse relevanter Normen (z. B. ISO 9001)
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Analytisches Denkvermögen
- Erfahrung in der Prozessoptimierung von Vorteil
- Vertraulichkeit und Verantwortungsbewusstsein
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Dokumentenmanagement?
- Mit welchen Dokumentenmanagementsystemen haben Sie bereits gearbeitet?
- Wie stellen Sie die Einhaltung von Dokumentationsrichtlinien sicher?
- Wie gehen Sie mit widersprüchlichen Anforderungen verschiedener Abteilungen um?
- Haben Sie Erfahrung mit internen oder externen Audits?
- Wie organisieren Sie Ihre Arbeit, um Fristen einzuhalten?
- Welche Normen oder Standards sind Ihnen im Dokumentenwesen bekannt?
- Wie gehen Sie mit sensiblen oder vertraulichen Informationen um?
- Haben Sie bereits Schulungen für Kollegen durchgeführt?
- Wie würden Sie einen fehlerhaften Dokumentenprozess identifizieren und verbessern?
